Vaddå coach?

"Vaddå agil coach?" "Lean-coach?" "Är det en sån där få-varm-känsla-i-magen-grej?". Sådana frågor får jag ofta, så jag tänkte berätta ungefär vad det är jag gör.

I princip handlar det om en enda sak: att facilitera förbättringsmöten. Det spelar ingen roll om det är en ledningsgrupp som vill dryfta ett införande av smidigare arbetssätt, eller ett arbetslag som jobbar med kontinuerlig förbättring, eller folk från flera olika avdelningar som behöver hitta ett sätt att jobba bättre kring ärenden som de har gemensamt. Min syn är densamma: de har ett gemensamt mål att förbättra sitt arbete, och jag faciliterar (=underlättar) för dem att nå dit.

Innehållet

Först och främst måste vi få en gemensam bild av nuläget. För ett samkört lag har man redan detta på plats, och vi kan ganska raskt gå in på flaskhalsar och hinder för förbättring. Men om det t ex gäller att förbättra ett samarbete som idag inte finns eller fungerar trögt, så är det nästan alltid så att bilden av flödet ser olika ut beroende på vem som beskriver det. Då blir det stora och viktiga steget att komma fram till en bild av verkligheten som alla inblandade kan känna igen sig i.

I fokus står värdet. Vem ska bli glad av vårt gemensamma arbete (den egentliga kunden, beneficarien)? Hur? Hur ökar vi tillsammans den glädjen idag? Finns det exempel på hur vi trasslar till det för den människan? Runt det värdeflödet kan vi sedan gruppera våra aktiviteter. Det blir en systemskiss av hur värde skapas i organisationen. Värde för en människa.

Det är vanligt att organisationen istället har beskrivit sig efter hur man är organiserad, och det är ju inte samma sak som värdeflödet.

Sedan måste vi komplettera med lite data. Vad vet vi om hur väl det här värdeskapande systemet fungerar? Särskilt ledningsgrupper som kanske befinner sig ganska långt från golvet behöver kritiskt ifrågasätta sin verklighetsuppfattning och se över på vilka sakliga grunder de skaffar sig uppfattningar om systemets förmågor.

Sedan skapar gruppen insikter. Man ifrågasätter, kartlägger orsakssambanden, och skaffar sig en välgrundad bild av varför det funkar precis som det gör. Gruppen vet att alla system är perfekt konstruerade för att ge precis det utfall som man har idag, och det gäller att skaffa sig kunskap om den konstruktionen.

Det är vanligt att organisationen istället styrs av en massa oprövade antaganden, utan varken data som backar upp eller en analys som håller.

Nästa steg är viktigt. Insikter skapar i sig ingen förändring. Endast förändring ger förändring, dvs att man börjar bete sig på ett annorlunda sätt. Gruppen tittar på de samband de nu känner till, och så bestämmer de sig för vilka de ska försöka påverka med ett annorlunda beteende.

Man ska se på förbättringspunkterna som små experiment: man prövar ett nytt arbetssätt under nästkommande veckor, och så följer man upp och ser om man ska permanenta det. Tanken är ju att det här bara är första steget på en resa, och att man tar nästa, sedan nästa, sedan nästa, sedan nästa...

Formen

Det här kan man göra som heldags- eller halvdagsövningar. Det är vanligt att folk köper in min hjälp i form av paket om 4-8 tillfällen, så att jag kan stötta en grupp eller en organisation med regelbunden hjälp under längre tid.

Oavsett vilket så är det ingen magi bakom. De flesta kan genomföra den här typen av övningar utan hjälp av någon utifrån. Det jag bidrar med är erfarenheten: vilka sorters problem är vanliga i vilka sorters organisationer? Hur har andra grupper gjort för att angripa en viss typ av problem? Vad brukar fungera och vad brukar inte göra det?

Ofta blir jag inblandad under en inkörningsperiod. Sedan lär sig gruppen att facilitera sin egen förbättring, fram till en viss punkt kanske ett år bort då jag blir inblandad igen för att ge ytterligare en liten knuff.

Bilden är från en coachning under fältmässiga förhållanden på Sweden Social Web Camp 2012. Workshopdeltagaren Johan Lange förevisar mina analoga slides om spill medan jag i bakgrunden gnager av bitar från en gaffarulle för att sätta upp dem på tältväggen.