torsdag 12 mars 2015

Administrativ infarkt

En av mina vapendragare i den här fajten mot osmidighet är min vän Jonas Söderström. Han är författaren bakom boken Jävla skitsystem där han beskriver hur IT-system har blivit ett arbetsmiljöproblem.

Nu ska boken komma i ny upplaga och han intervjuades i Svenska Data-Pravda idag. Lägg märke till det han säger om den administrativa infarkten, för det är en oerhört viktig iakttagelse.

Som en isolerad företeelse är naturligtvis oergonomiska system skadliga för den enskilda användaren. En expert på användarupplevelser som Jonas har till uppgift att göra systemen mer ergonomiska, mer användbara, men det löser egentligen inte den digitala stressen. Jo, systemet blir kanske bättre, och kanske kommer i framtiden även andra problem med administrativa system lösas, som att de t ex är omedgörliga och låser fast processer och gör det svårt för folk att ändra arbetssätt mjukt utifrån nya krav.

Men om IT i bästa fall är en möjliggörare av smidighet, så är det lika mycket en möjliggörare av byråkrati och administration. Och här blir det lite lurigt, för så som våra hjärnor fungerar så upplever vi en risk för kontrollförlust som mycket mer negativ än vad vi upplever det positiva värdet av smidighet. I en värld där arbetsprocesserna utformas av chefer för de anställda finns det alltid en tendens att öka kontrollen, öka kraven på informationsinmatning, minska möjligheten att göra på lite olika sätt osv. Allt för att tillfredsställa chefens upplevda behov av kontroll.

Som chef tappar man kontakten med golvet. Man kommer att erfara kontrollförluster, och det kommer att skapa en oro som inte stillas förrän man har styrt upp administrationen så mycket det bara går. Och det är det som är problemet. Med datorns hjälp finns det möjlighet att styra upp hur mycket som helst. Ju bättre administrativa system vi har, ju lättare och billigare vi gör det att utveckla och driftsätta och förvalta system, desto fler kommer vi att få! Och det pajar effektivt all möjlighet till produktivitet, för det är inte gratis att förse systemen med information, och ju mer vi gör oss beroende av dem desto svårare blir det att ändra och anpassa.

Så ju bättre vi användbarhetsspecialister, lean-UX:are, agilister, tvärfunktionella team, devops, testledare osv blir på att snabbt och billigt ta fram och driftsätta system, desto värre blir det.

Det här är egentligen inget nytt. 1968 talade NASA om The Software Crisis. Bättre hårdvara gjorde att man kunde angripa mer komplexa problem, men ju komplexare program desto svårare att skriva och leverera. Riskerna i mjukvaruprojekt ökar gärna exponentiellt med komplexiteten. Tidningen Byte tog upp termen igen i mitten-slutet på 80-talet då mikrodatorrevolutionen och kontorsnätverken skapat ytterligare en ny nivå av komplexitet. Fördyrningen och projektriskerna steg exponentiellt igen, och det var lätt att visa att det aldrig skulle kunna gå att räkna hem ett projekt av en viss komplexitet. Det var ur denna andra mjukvarukris som de agila metoderna föddes i början-mitten på 90-talet.

Nu står vi där igen. Återigen är det teknikens möjligheter som är fienden. Även när systemen blir bättre ökar användarens stress och obehag, eftersom systemen kräver uppmärksamhet och indata. Samma matematik 1968 som 1987 upplever vi nu 2015, fast på en samhällsnivå.

Detta förutsades av de tidiga lean-uppfinnarna. Både Taiichi Ohno och William Deming var mycket negativa till datorer. Deming pekade kanske främst på att systemen på hans tid inte var kompetenta nog för att vara användbara (Out of the Crisis), men Taiichi Ohno var mer klarsynt när det gällde de grundläggande problemen. Datoriseringen av ett processteg är ett slöseri när processteget inte är "uträtat" och smidigt.

Det är till och med värre än ett slöseri: datorisering av ett onödigt processteg skapar både en massa ojämnhet och konstigheter i flödet, samtidigt som det döljer problemet under sin digitala och kanske snabba yta. Det blir som när man ökar resurserna till en dysfunktionell verksamhet utan att samtidigt reformera verksamheten i grunden.

Jämnhet i flödet, och en medvetenhet om hela flödet, är det som botar organisationen. Vi måste börja ta bort system. Ifrågasätta hur vi arbetar. Titta på jämnheter och ojämnheter i det långa perspektivet. Ifrågasätta nyttan med själva processerna och rensa bland dem och i de informationsmodeller de förutsätter INNAN vi börjar digitalisera dem.

Trickset i lean är att om något är en rotorsak till bekymmer, till exempel ojämnheterna som uppkommer i och med digitalisering, så är ofta den bästa strategin att förvärra problemet så att det blir omöjligt att leva med. Istället för att släta över effekterna av ett meningslöst administrativt system så bör vi förstärka problemet det åsamkar oss så att vi på allvar ifrågasätter nyttan med hela värdeflödet.

Det är inte processorcykler som är problemet. Det är bristen på helhetssyn, på delegering, på tillit. Vi kan lösa avancerade programmeringsuppgifter. Nu börjar vi dessutom bli duktiga på att göra det i tid och till en rimlig kostnad. Utmaningen blir att förstå vilka programmeringsproblem vi inte ska ägna oss åt.

Inga kommentarer:

Skicka en kommentar